Sjekkliste for bytte av regnskapsprogram

Skal du bytte regnskapsprogram? Det er sjelden raketforskning, men det er mange detaljer som må stemme. En sjekkliste for bytte av regnskapsprogram sikrer at du ikke glemmer noe som senere blir kritisk – som SAF-T-eksport, åpne poster eller integrasjoner mot bank og fakturasystem. Denne guiden gir deg hele løypa fra beslutning til ferdig overgang.

Når på året er det best å bytte

Tidspunktet for byttet påvirker hvor mye arbeid det blir. Bytte ved årsskiftet er ofte enklest, fordi du kan starte på nytt regnskapsår.

Sjekkliste før du starter

Mange opplever overgangen som vanskeligere enn den trenger å være, fordi forarbeidet ikke er gjort.

• bestem byttedato og marker i kalender
• sjekk avtaletid og oppsigelsesfrist hos eksisterende leverandør
• informer regnskapsfører tidlig
• list alle integrasjoner som må flyttes (bank, faktura, lønn)
• list alle brukere som trenger tilgang i nytt system
• bestem hvilke historiske data som skal med

Dataene som må overføres

Det er aldri hele regnskapet som flyttes 1:1. Du må bestemme hvor langt tilbake åpne poster og historikk skal følge med.

• åpne kundefakturaer (ikke betalt)
• åpne leverandørfakturaer (ikke betalt)
• saldobalanse fra siste avsluttede periode
• kontoplan
• kunde- og leverandørregister
• ansattregister med skattekortdata
• driftsmiddelregister med avskrivningsplan
• åpne ordre og tilbud
• pågående prosjekter

SAF-T som dokumentasjon

Den enkleste måten å sikre kontinuiteten er å eksportere SAF-T-fil fra det gamle systemet. Da har du full hovedbok som dokumentasjon, og er sikret for fremtidige kontroller.

• generer SAF-T fra siste 5 regnskapsår
• arkiver filen sammen med øvrig regnskapsmateriale
• valider filen mot Skatteetatens skjema før du sletter gammelt system
• sjekk reglene for arkivering på skatteetaten.no

Testing før du bytter helt

Aldri gå live uten å teste. Sett opp nytt system parallelt og kjør én måned i begge før dere bytter.

1. Sett opp ny kontoplan og brukere.
2. Importer kunder, leverandører og åpne poster.
3. Konfigurer integrasjoner mot bank og evt. fakturasystem.
4. Test fakturering, bilagsmottak og bankavstemming.
5. Generer prøverapporter og sammenlign med gammel system.
6. Test MVA-rapport og a-melding.

Opplæring og endringsledelse

Et nytt system feiler oftest fordi ansatte fortsetter å gjøre ting på gammel måte. Sett av tid til opplæring – ikke bare teknisk, men også prosessuelt.

• demo til alle som skal bruke systemet
• skriftlige rutiner for de viktigste arbeidsoppgavene
• “supervisor” som svarer på spørsmål første måned
• løpende justering av oppsett basert på erfaring

Vanlige feil ved bytte

• du bytter midt i regnskapsåret uten plan for åpne poster
• du eksporterer ikke SAF-T og mister tilgang til historikk
• du glemmer å si opp gammelt abonnement og betaler dobbel
• du undervurderer tiden ansatte trenger på å lære nytt system
• du flytter integrasjoner uten testing og taper tre dagers data
• du involverer ikke regnskapsfører tidlig nok

Etter byttet

Den første måneden i nytt system er kritisk. Bruk tid på avstemming og rapportering for å fange opp eventuelle hull.

• avstem alle bankkontoer mot nytt regnskap
• sammenlign saldobalanse med siste rapport fra gammelt system
• sjekk at alle ansatte fortsatt har riktig tilgang
• følg opp åpne poster i 30 dager og rydd ved behov

Et alternativ med god overgangsstøtte

Hvis du vurderer bytte, er det verdt å se på systemer som har god støtte for overgangsfasen. ReAI tilbyr støtte for migrering og parallelldrift, slik at byttet blir mindre risikabelt.

Beste neste steg

Les overgangsplan for systembytte , SAF-T ved systembytte , testplan for nytt regnskapssystem og når er det riktig å bytte regnskapssystem . Sjekk https://reai.no/ for moderne alternativ.