Samarbeid mellom bedrift og regnskapsfører

Et eksempel på arbeidsdeling

Tabellen viser et mulig oppsett for et lite selskap. Den bestemmer ikke hva en konkret regnskapsføreravtale skal inneholde.

Navngi én eier per oppgave. En oppgave som «begge følger opp» har lett for å bli liggende. Avtal også en stedfortreder når den vanlige ansvarlige er borte.

Test et manglende bilag i systemet

Tenk at et korttrekk på 2 400 kroner finnes i banken, men kvitteringen mangler. Regnskapsfører stiller et spørsmål, mens daglig leder må finne dokumentasjonen hos en ansatt.

I testen bør dere kunne se transaksjonen, spørsmålet, ansvarlig person og om saken er avklart. Vedlegget må kunne kobles til riktig hendelse når det kommer. Ingen bør trenge å lete i en privat e-posttråd for å forstå status.

Test også hva som skjer hvis beløpet er en privat utgift, en duplikat eller en kostnad som trenger annen behandling. Programmet skal hjelpe dere å undersøke forholdet, ikke skjule et uavklart spørsmål bak en automatisk bokføring.

Lag en rytme som passer rapporteringen

Avtal når underlag skal være inne og når spørsmål må besvares for at rapporten skal kunne ferdigstilles. Sett fristene i forhold til virksomhetens faktiske rapporteringsbehov. Ikke bruk en generell «månedsslutt»-frist uten å avklare hvilke data som skal med.

Skill ferdige tall fra foreløpige tall. Hvis en vesentlig kostnad eller innbetaling gjenstår å avklare, må mottakeren av rapporten kunne forstå konsekvensen. Se månedsavslutning i regnskapsprogram for resten av arbeidsflyten.

Prøv tilganger med hver sin bruker

Bedriften og regnskapsfører bør kunne arbeide med egne brukere og roller som passer oppgavene. Kontroller hvem som kan endre oppsett, bokføre, godkjenne og sende betalinger. Be om at en person uten godkjenningsansvar forsøker å utføre en slik handling i testen.

Undersøk også hvordan en ny regnskapsfører får nødvendig historikk, og hvordan tilgang avsluttes når samarbeidet opphører. En endring i regnskapsfører trenger ikke automatisk bety systembytte.

Hva skal inngå i prisen?

Be om avklaring på hvilke oppgaver som inngår i fastprisen, og hva som faktureres i tillegg. Se særlig på opprydding i gamle data, manglende underlag, manuell behandling og oppgaver ved årsslutt. Skill programkostnaden fra regnskapsførertjenesten.

Mål én normal periode før dere konkluderer med at systemet sparer tid. Noter antall åpne spørsmål, hvor lenge de blir liggende og hvor ofte begge parter registrerer den samme opplysningen. Dette er bedre forbedringsmål enn antall innlogginger.

Vurderer dere ReAI, ta regnskapsføreren med i demonstrasjonen. Bruk tabellen til å avklare ansvar og test om begge kan fullføre sine oppgaver i det faktiske oppsettet.