Test bankavstemmingen før du velger regnskapsprogram

Et regnskapsprogram kan ha bankintegrasjon uten at bankavstemmingen blir enkel. Den nyttige testen er om du finner forklaringen når beløpet på kontoen ikke stemmer med fakturaen. Test derfor en liten, sammenhengende periode med egne arbeidsoppgaver før du bestemmer deg.

Start med å avklare hva leverandøren faktisk støtter for din bank, kontotype og arbeidsflyt. Å hente transaksjoner, foreslå matching og sende betaling er forskjellige funksjoner. En demonstrasjon av én av dem beviser ikke at de andre er tilgjengelige i oppsettet du skal kjøpe.

Bruk fire hendelser som ikke går helt av seg selv

Be den som demonstrerer systemet om å vise avviket før de retter det. Hvis løsningen bare fungerer når du på forhånd vet hvilket bilag du skal åpne, bør det inngå i vurderingen av tidsbruken.

Eksempel: faktura på 12 500 kroner, to innbetalinger

Anta at en kunde betaler 10 000 kroner først og 2 500 senere. Etter første betaling bør du kunne finne både den betalte delen og de 2 500 som fortsatt står åpne. Etter den andre skal du kunne følge hele historikken tilbake til samme faktura.

Dette er et tenkt testeksempel, ikke en føringsanvisning. Poenget er å se om arbeidsflyten beholder sammenhengen mellom originaldokument, betalinger og status. Gjenta testen med en betaling som har feil referanse. Hvem oppdager den, og hva må vedkommende gjøre?

Mål arbeidet som blir igjen

Noter antall manuelle søk, filopplastinger og kontroller for hver hendelse. Ta også med hva regnskapsfører må gjøre etterpå. Et forslag som går raskt å godkjenne kan være nyttig, men et forslag som krever mer etterarbeid enn manuell matching er ikke automatisk en forbedring.

Spør om tilgangsroller, sporbarhet ved endringer og hvordan du tar ut underlaget hvis du bytter system igjen. Avklar også om bankforbindelsen prises separat, og om oppsettet du tester er det samme som inngår i tilbudet.

Velg ut fra din vanskeligste vanlige oppgave

En konsulent med få fakturaer trenger en annen test enn en nettbutikk med mange nettooppgjør. Bruk den hendelsen som oftest stopper månedsavslutningen hos deg. Be om en ny gjennomgang hvis denne hendelsen ikke er dekket.

ReAI er ett av systemene du kan vurdere for fakturering og regnskapsoppfølging. Test det med samme oppgaver som alternativene, og be om å få bekreftet støtten for din bank og arbeidsflyt. Da sammenligner du arbeidet som faktisk blir gjort, ikke bare ordene i funksjonslisten.

Fortsett med neste oppgave

Les også bankintegrasjon. Når du har valgt system, er neste oppgave en fast kontrollrutine. Bruk guiden til månedsavslutning i regnskapsprogram.

Du kan også lese om sammenlign regnskapsprogrammene.