Test prosjektfordelingen når en postering har fått feil prosjektkode

Et leverandørbilag er bokført på feil prosjekt. Hovedboken kan fortsatt summere riktig, men prosjektlederne får feil kostnadsbilde. Ved valg av regnskapsprogram bør du derfor teste mer enn å legge inn en prosjektkode på et nytt bilag. Be om å se hvordan en feil blir oppdaget, forklart og korrigert etterpå.

Denne demonstrasjonen er særlig relevant for konsulenter, håndverksbedrifter og andre virksomheter som bruker prosjektresultatet til å styre oppdrag. Den vurderer en arbeidsflyt. Den bekrefter ikke at et bestemt produkt har alle funksjonene beskrevet, eller at samme rettemetode passer alle bokføringsforhold.

Bruk samme bilag i alle systemene

Lag et fiktivt grunnlag på 12 000 kroner som først knyttes til prosjekt A. Deretter skal 4 000 kroner flyttes til prosjekt B fordi en del av leveransen gjelder et annet oppdrag. Avklar forventet behandling med regnskapsansvarlig før demonstrasjonen.

Eksemplet tester bare intern prosjektfordeling. Det er ikke en instruksjon om avgiftsbehandling, kostnadsføring eller hvilken korreksjon som er lovlig i enhver situasjon. La demonstrasjonen synliggjøre hvilke vurderinger og godkjenninger som trengs.

Se etter konsekvensen utenfor bilagsbildet

Åpne begge prosjektrapportene etter korreksjonen. Kontroller at endringen ikke bare finnes på en redigeringsside. Undersøk også hvordan rapporter som allerede er eksportert eller delt håndteres. En ny rapport kan ikke automatisk gjøre et tidligere utsendt tallgrunnlag oppdatert.

Spør hvem som har lov til å endre fordelingen, og hvem som kan godkjenne den. Prosjektlederen trenger ofte å forklare avviket, men skal ikke nødvendigvis kunne endre alle regnskapsopplysninger. Be om å se arbeidsflyten med den rollen som faktisk skal bruke den.

Test også en låst periode

Bruk et separat testtilfelle der perioden er avsluttet eller låst. Be leverandøren forklare hvilke muligheter og begrensninger som gjelder. Ikke godta at en demonstratør åpner alle tilganger eller perioder uten å beskrive hvem som skal kunne gjøre dette i ordinær drift.

Noter hvor mange manuelle meldinger og kontrollark som trengs for at begge prosjektledere skal forstå endringen. Sammenlign systemene på samme grunnlag, og be om skriftlig svar på funksjoner som bare omtales som planlagt.

Les guiden til prosjektregnskap som funksjon for resten av kravlisten. Hvis du vurderer ReAI, be om å få gjennomført det samme eksemplet der. Et systemvalg blir mer nyttig når det bygger på en feil bedriften faktisk trenger å kunne rette, i tillegg til en vellykket nyregistrering.