Regnskapsprogram for konsulent
Praktisk vurdering av hva en selvstendig konsulent eller konsulentselskap trenger fra et regnskapsprogram.
Som konsulent har du sjelden komplekst varelager eller stor produksjon, men du trenger god kontroll på timer, prosjekt og fakturering. Et regnskapsprogram for konsulentvirksomhet bør derfor optimaliseres for det som faktisk tar tid: registrere timer, sende presise fakturaer, dokumentere utlegg og holde oversikt over prosjektmarginer. Mye av funksjonaliteten i tunge ERP-systemer er overkill for denne profilen.
Hva som er kritisk for konsulent
Behovene varierer mellom soloprenør og konsulentbedrift, men kjernen er den samme – tid blir til faktura, og fakturaen må stemme med det dere faktisk har levert.
| Funksjon | Hvor viktig | Hvorfor |
|---|---|---|
| Timeføring per prosjekt | Kritisk | Grunnlaget for fakturering |
| Fakturamaler | Kritisk | Spesifikasjon av timer, utlegg, MVA |
| Utleggsregistrering | Kritisk | Mobilapp anbefales |
| Prosjektregnskap | Viktig | Marginer per prosjekt |
| Repeterende fakturering | Nyttig | For retainer-avtaler |
| Bankintegrasjon | Kritisk | Sparer manuell avstemming |
| MVA-melding | Kritisk | Direkte til Altinn |
| Lønn | Når dere ansetter | Kan kjøpes som tillegg |
Spesielle utfordringer for konsulenter
Konsulentvirksomhet har egne mønstre som ikke alle systemer håndterer godt. Vurder hvordan systemet løser disse:
- timeprisvariasjon per kunde og rolle
- bygging i timer kontra fastpris
- delfakturering på lange prosjekter
- viderefakturering av reise og utlegg
- retainer-avtaler med faste månedlige timer
- internasjonal fakturering (særlig EU)
Det du ikke trenger
Mange systemer markedsfører funksjoner som er irrelevante for konsulent. Du trenger sjelden:
- lagerstyring og produktsystem
- avansert produksjonsplanlegging
- kassesystem og POS
- leverandørbestilling med varemottak
- omfattende EDI-integrasjon
Test med en typisk uke før du velger
Den beste testen er å simulere en faktisk arbeidsuke i prøveperioden. Da ser du friksjonen som ikke vises i markedsføringen.
- Registrer 10 timer på 3 prosjekter med ulike priser.
- Last opp 3 utlegg med kvittering.
- Generer faktura for ett prosjekt med viderefakturerte utlegg.
- Send fakturaen som EHF.
- Sjekk hvor enkelt det er å se margin per prosjekt.
- Generer MVA-rapport for forrige periode.
Konsulentprofilen i ulike systemer
Markedet har flere systemer som dekker konsulent godt. Når du sammenligner, vurder hvor god timeføringen er, om prosjektregnskap er innebygd eller en dyr modul, og om systemet skalerer fra 1 til 30 ansatte uten å måtte byttes.
For en moderne tilnærming til konsulentregnskap kan du se på ReAI , som har timeføring og prosjekt bygget inn fra start.
Vanlige feil
- du velger system som ikke har god timeføring og kompenserer i Excel
- du tar et tungt ERP-system “for å vokse inn i det”
- du undervurderer behovet for mobilapp til utlegg på reise
- du glemmer å sjekke EHF-funksjonalitet
- du betaler for lagerfunksjoner du aldri bruker
Pris vs. tid spart
For en konsulent koster en time minst like mye som flere måneders systemlisens. Hvis et dyrere system sparer 2–4 timer per måned, er det betalt seg selv mange ganger.
- 200 kr i månedslisens = 2,4 timer fakturerbar tid
- 500 kr i månedslisens = 6 timer fakturerbar tid
- prioriter automatisering og friksjon, ikke månedspris
Beste neste steg
Les pris på regnskapsprogram for AS , bedriftstyper – konsulentselskap og funksjonalitet for timeføring . Vil du se ReAI som alternativ for konsulentvirksomhet? Sjekk https://reai.no/ .
Vurder neste steg
Hvis du vil se et konkret alternativ, kan du ta en nærmere titt på ReAI.
Du kan enten lese flere sammenligninger eller gå rett til ReAI for å se om arbeidsflyt, automasjon og oppsett passer bedre for bedriften din.