Regnskapsprogram for helseforetak

Helseforetak og klinikker har en regnskapsfaglig særegenhet som mange systemer ikke håndterer godt: helsetjenester er som hovedregel unntatt MVA, mens varer, hjelpemidler og enkelte tjenester er avgiftspliktige. Et regnskapsprogram for helsesektoren må klare blandet virksomhet uten at det blir manuelt arbeid hver måned.

Hovedutfordringene

Funksjoner som trengs

For at et regnskapsprogram skal fungere godt for helsevirksomhet, bør det støtte:

• MVA-koder for både unntak og avgiftsplikt
• automatisk forholdsmessig fradrag på fellesutgifter
• integrasjon mot journal- eller kasse-systemet
• pasient-/klientregister adskilt fra regnskapsdata
• separat rapportering for HELFO-oppgjør
• robust databehandleravtale og GDPR-compliance

Forholdsmessig fradrag

Når du har blandet virksomhet, kan du bare trekke fra inngående MVA på den andelen som hører til den avgiftspliktige delen. Beregning gjøres typisk på årsbasis basert på omsetning. Reglene står i merverdiavgiftsloven på lovdata.no .

1. Beregn andel avgiftspliktig av total omsetning.
2. Bruk denne andelen til å fordele fellesutgifter.
3. Justér årlig ved vesentlige endringer.
4. Dokumenter beregningen som vedlegg til regnskapet.

Vanlige feil

• du behandler all MVA likt og krever fradrag på unntatt virksomhet
• du har ikke skille mellom journal-data og regnskapsdata
• du fakturerer egenandel og refusjon manuelt fra HELFO
• du har ikke databehandleravtale med systemleverandøren
• du blander pasientbetaling og bedriftens generelle salg

HELFO-oppgjør

For klinikker som er tilknyttet folketrygden er HELFO-oppgjør en sentral del av økonomien. Et regnskapsprogram bør håndtere:

• automatisk innlesing av oppgjørsfiler
• avstemming mot innsendte krav
• splitting av pasientbetaling og refusjon på riktig konto
• rapportering på behandling og takst

Personvern og lagring

Helsevirksomhet er underlagt strenge regler:

Test i demoperiode

1. Sett opp MVA-koder for både unntak og 25 %.
2. Test forholdsmessig fradrag på en fellesutgift.
3. Last opp en eksempel-HELFO-oppgjørsfil.
4. Verifiser at databehandleravtale er på plass og signert.
5. Kontroller at pasientdata ikke “lekker” inn i regnskapet.

Sjekkliste

Et moderne alternativ

Et regnskapsprogram som https://reai.no/ støtter MVA-koder for blandet virksomhet, har databehandleravtale på plass og er fleksibelt nok til å integreres med journalsystem.

Beste neste steg

Les funksjonalitet for MVA , funksjonalitet , bedriftstyper og sammenligninger . Trenger du hjelp, ta kontakt .