Fakturaprogram for småbedrifter: fem prøver før du velger

Velg fakturaprogram ved å teste det som skjer før og etter at fakturaen sendes. Kunderegister, EHF, rettelser og betalingsoppfølging kan koste mer tid enn selve fakturaopprettelsen. En god demonstrasjon bør derfor følge en handel helt frem til den er avstemt.

For en liten bedrift er det ofte mest nyttig å velge tre representative kundetyper og prøve de samme oppgavene i hvert system. Ta med én normalhandel og noen unntak. Da sammenligner du faktisk arbeidsflyt, ikke bare funksjonslister.

1. Kan du sende riktig faktura til riktig kunde?

Opprett en testkunde med referanse, leveringsopplysninger og de feltene kundene dine faktisk krever. Lag noen vare- eller tjenestelinjer med ulike beskrivelser og eventuelle rabatter. Kontroller at det er enkelt å se hva kunden kjøper, og at dokumentopplysningene blir riktige.

Hvis du fakturerer virksomheter som krever EHF, prøv hele EHF-arbeidsflyten. Spør hvordan feil mottaker, manglende referanse og avvist levering oppdages. Et sendemerke er bare nyttig hvis du forstår hva det bekrefter.

2. Hva skjer når du må rette fakturaen?

Be om en demonstrasjon av en kreditnota knyttet til den opprinnelige fakturaen. Prøv både full kreditering og delvis rettelse. Kontroller om du kan forstå historikken uten å åpne mange løse dokumenter.

Se deretter hvordan den korrigerte handelen påvirker åpne poster. Hvis et tidligere betalt salg krediteres, må du kunne skille mellom dokumentretting, tilbakebetaling og beløp som eventuelt skal stå til gode. En ny PDF alene løser ikke oppgjøret med kunden.

3. Kan du følge delbetaling og flere fakturaer i én betaling?

Lag en faktura på 10 000 kroner og registrer en testbetaling på 6 000. Systemet bør gjøre restbeløpet forståelig. Prøv så én betaling som dekker to fakturaer, og et beløp uten riktig referanse.

Poenget er ikke at systemet skal gjette riktig hver gang. Poenget er at usikre treff skal være synlige og enkle å undersøke. Se fakturering i regnskapsprogram for sammenhengen med resten av økonomien.

4. Ser du hva som trenger oppfølging?

Åpne listen over ubetalte fakturaer. Kan du skille mellom ikke forfalt, forsinket, omtvistet og delvis betalt? Prøv å markere en faktura som krever manuell avklaring før en påminnelse sendes.

Automatisert oppfølging er mest nyttig når unntak håndteres riktig. Spør hvilke kostnader og vilkår som gjelder for påminnelser og videre innfordring, og hvem som godkjenner neste steg. Les purring og inkasso som systemfunksjon før du velger automatikk.

5. Hva blir samlet kostnad og arbeidsdeling?

Sammenlign en typisk måned med dine egne volum. Ta med abonnement, sending, bankkobling, brukere, regnskapsførertilgang, eventuelle tillegg og overføring av historikk.

Et system med lav månedspris kan bli dyrt hvis du fortsatt må registrere betalinger eller rette kundedata manuelt. Bruk faktisk tidsbruk i vurderingen fremfor et løfte om et bestemt antall sparte timer.

Et konkret neste steg

Hvis du vil prøve ReAI, bruk oppgavene over som din egen testplan. Be om avklaring på funksjonene som er avgjørende for bedriften din, og kontroller gjeldende tilbud før du bestemmer deg.

Velg løsningen som lar deg forstå faktura, betaling og avvik i én sammenhengende arbeidsflyt. Det er et bedre beslutningsgrunnlag enn å velge ut fra antall funksjoner eller utseendet på en enkelt faktura.