Slik tester du et regnskapsprogram før du velger

En demoperiode for regnskapsprogram bør ende med dokumenterte svar på hvordan bedriften skal jobbe. Et pent oversiktsbilde sier lite om hva som skjer når en faktura er feil, et oppgjør mangler eller regnskapsføreren trenger grunnlaget bak et tall.

Velg oppgavene før demonstrasjonen. Bruk samme oppgaver hos leverandørene dere vurderer, og skill mellom det dere har sett fungere, og det som bare er lovet.

Start trygt med et avgrenset testmiljø

Bruk fiktive eller anonymiserte bilag som ligner deres egne. Avklar databehandling og tilgang før dere eventuelt deler reelle kunde-, lønns- eller bankopplysninger.

Ikke send ekte fakturaer, lønn, betalinger eller offentlige innleveringer fra en demo uten at dette er uttrykkelig planlagt som produksjon. Be leverandøren forklare hvilke handlinger som har virkning utenfor testkontoen. En demonstrasjon av bankflyten er noe annet enn å koble virksomhetens bank til et nytt system.

Fem oppgaver som avslører mer enn funksjonslisten

Test	Gjennomføring	Tegn på at testen er bestått
Leverandørfaktura med feil	Bruk et bilag med en bevisst feil i dato eller beløp	Brukeren oppdager feilen og kan korrigere med kontrollspor
Salg med delvis retur	Lag et eksempel med to varer, og returner én	Salgsdokument, kreditnota, betaling og lager kan forklares hver for seg
Betalingsoppgjør	Bruk et oppgjør med gebyr og en refusjon	Bruttosalg, trekk og netto innbetaling kan avstemmes
Samarbeid	La en ansatt registrere og en annen kontrollere	Tilgangene passer rollene uten å dele innlogging
Uttrekk og bytte	Hent rapporter og tilhørende dokumentasjon	Dere kan åpne filene og forstå koblingen mellom bilag og posteringer

For en tjenestebedrift kan returtesten erstattes med en delkreditering av en faktura. For en varebedrift bør dere også vise hvordan varekostnad og beholdning følges opp. Testplanen skal ligne virksomheten, ikke tvinge alle gjennom samme sjekkliste.

Bruk en enkel vurdering, ikke et kunstig poengsnitt

Marker hvert krav som bestått, krever avklaring eller ikke dekket. Skriv deretter hva dere faktisk observerte.

Et eksempel: «Oppgjøret kunne avstemmes, men gebyret måtte registreres manuelt» er mer nyttig enn «bankintegrasjon: 8 av 10». Et absolutt krav kan ikke veies opp av mange hyggelige tilleggsfunksjoner.

Noter også hvem som gjorde oppgaven. Hvis bare leverandørens ekspert klarte den, gjenstår opplæringstesten for den som skal bruke systemet til daglig.

Spør om hele kostnaden

Be om et tilbud som skiller mellom:

abonnement og moduler dere trenger
etablering, datavask og historikk som skal flyttes
transaksjoner, betaling og andre bruksavhengige priser
opplæring og støtte
oppsigelse, datauttrekk og tilgang til eldre dokumentasjon

Varighet, begrensninger og pris på en prøveperiode må bekreftes hos leverandøren. Ikke legg til grunn at alle har gratis fullversjon eller samme vilkår.

Fra demo til beslutning

Avslutt med en kort liste over uavklarte punkter, ansvarlig person og frist. Be om skriftlig bekreftelse på krav som avgjør valget. Planlegg først deretter overgangsdato, åpningsbalanse og kontroll av historikken.

Hvis dere ønsker å vurdere regnskap sammen med nettbutikk, kasse og vareflyt, er ReAI et relevant system å undersøke . Bruk samme testplan også der.

Før et faktisk bytte kan dere gå gjennom sjekklisten for å bytte regnskapsprogram og mulige skjulte kostnader .