Sjekkliste for å bytte regnskapssystem

Bruk denne sjekklisten for å bytte regnskapssystem som et styringsdokument. Legg til eier, frist, status og dokumentasjon for hvert punkt. Listen må tilpasses bedriftens størrelse, bransje, lønn, MVA, prosjekt og integrasjoner.

1. Beslutning og krav

• dokumenter hvorfor dagens system ikke er tilstrekkelig
• mål dagens tidsbruk, kostnad og viktigste feil
• beskriv krav som må være oppfylt i ny løsning
• sammenlign minst ett nullalternativ der dagens oppsett forbedres
• beregn total kostnad over minst tre år
• avklar beslutningseier og budsjett

Start med beslutningsguiden for systembytte .

2. Avtale og leverandør

• få pris, volumgrenser, funksjoner og tillegg skriftlig
• avklar oppstart, migrering, opplæring og support
• dokumenter behandling av data, tilgang og sikkerhet
• avklar binding, oppsigelse, dataeksport og lesetilgang
• bekreft hvilke integrasjoner og banker som støttes
• definer kriterier for godkjent levering

3. Data og regnskap

Følg migreringsguiden for detaljene.

4. Roller og tidsplan

• navngi systemeier og regnskapsfaglig kontrollør
• avklar ansvar mellom bedrift, regnskapsfører og leverandør
• sett skjæringsdato for gammel og ny bokføring
• unngå kritiske frister og perioder med lav kapasitet
• planlegg parallelle kontroller og en mulig utsettelse
• informer ansatte og andre berørte parter

5. Test og godkjenning

• importer data til testmiljø hvis mulig
• avstem totalsummer og utvalgte kontoer
• kontroller åpne poster, vedlegg og dimensjoner
• test faktura, bank, betaling, MVA og rapportering
• test lønn, prosjekt og integrasjoner som er kritiske
• kontroller roller, godkjenning og revisjonsspor
• loggfør avvik med eier og løsning
• få formell godkjenning før produksjonsstart

En test er ikke bestått bare fordi brukeren kan logge inn. Tallene og de kritiske arbeidsflytene må stemme.

6. Produksjonsstart

• stans eller lås bokføring i gammelt system som planlagt
• ta endelig eksport og kontrollrapporter
• importer godkjente åpningsdata
• aktiver bank, faktura og andre integrasjoner kontrollert
• overvåk første faktura, betaling og avstemming
• dokumenter eventuelle manuelle overgangsrutiner

7. Kontroll etter oppstart

• avstem første uke og første hele periode
• sammenlign rapporter mot godkjent åpningsgrunnlag
• kontroller at automatisering ikke sender feil videre
• mål tidsbruk og feil mot målene for systembyttet
• lukk tilganger i gammelt system når oppbevaring er sikret
• dokumenter endelig ansvar for arkiv og sikkerhetskopi

Kildegrunnlag og avgrensning

Sjekklisten er faglig gjennomgått 26. august 2026 mot Skatteetatens veiledning om SAF-T Regnskap og Altinns veiledning om oppbevaring av regnskapsmateriale. Den erstatter ikke konkret regnskapsfaglig, juridisk eller teknisk vurdering.

Bedrifter med komplekse åpningsbalanser, flere selskaper eller bransjespesifikke oppbevaringsregler bør involvere kvalifisert fagperson. ReAI kan vurderes som målsystem, men migreringsomfang og kontrollansvar må avtales skriftlig.