Migrering til nytt regnskapssystem

En trygg migrering til nytt regnskapssystem starter før første fil eksporteres. Bedriften må definere hvilke data som flyttes, hvilke som arkiveres, hvem som kvalitetssikrer tallene og når det gamle systemet kan stenges.

Bestem omfang og skjæringsdato

Velg en tydelig dato der transaksjoner går fra gammelt til nytt system. Dokumenter:

siste periode som bokføres i gammelt system
første dato som bokføres i nytt system
hvordan fakturaer og bankhendelser rundt datoen behandles
om lønn, MVA eller prosjekt følger samme skjæring
hvor lenge systemene skal være tilgjengelige parallelt

Unngå at samme transaksjon bokføres i begge systemer eller faller mellom periodene.

Data som må avklares

Datasett	Kontroll før migrering
Saldobalanse	Avstemt periode, kontoplan og dokumenterte differanser
Kundefordringer	Fakturanummer, restbeløp, forfall og kreditnotaer
Leverandørgjeld	Åpne fakturaer, betalinger og kreditposter
Bank	Saldo mot kontoutskrift og uavklarte transaksjoner
MVA	Leverte perioder, åpne perioder og avstemmingsgrunnlag
Anleggsmidler	Kostpris, avskrivning og bokført verdi
Prosjekt og avdeling	Koder, saldoer, timer og åpne aktiviteter
Dokumentasjon	Bilag, vedlegg, rapporter, avtaler og logger

SAF-T kan overføre standardiserte regnskapsdata, men løser ikke nødvendigvis vedlegg, brukerroller, integrasjonsoppsett eller all operativ historikk. Les SAF-T ved systembytte før formatet velges.

Rydd uten å endre historikken uklart

Rydd duplikate kunder og leverandører, inaktive brukere og gamle integrasjoner. Dokumenter alle endringer som påvirker kontoplan, avgiftskoder eller dimensjoner. Ikke «ryddekonverter» regnskapstall uten at ansvarlig person kan forklare avstemmingen mellom gammel og ny struktur.

Ta en låst kopi av relevante rapporter før konvertering. Da kan dere gjenskape hva som ble importert og hvorfor tall eventuelt er mappet annerledes.

Fordel ansvar

Rolle	Ansvar
Systemeier	Omfang, tidsplan og endelig beslutning
Regnskapsansvarlig	Avstemming, åpningsdata og faglig kontroll
Leverandør	Importformat, feilrapport og teknisk gjennomføring
Integrasjonseier	Bank, lønn, betaling, nettbutikk og andre koblinger
Sluttbrukere	Akseptansetest av faktiske arbeidsoppgaver

Navngi personer og frister. «Leverandøren tar migreringen» er ikke en tilstrekkelig ansvarsbeskrivelse.

Test før produksjonsstart

Importer først til et testmiljø hvis mulig. Kontroller:

total saldobalanse og utvalgte kontoer
sum og antall åpne kunde- og leverandørposter
bank, MVA, lønn og andre kontrollkontoer
rapporter per prosjekt, avdeling eller annen dimensjon
søk, sporbarhet og tilgang til vedlegg
faktura, betaling og integrasjoner fra start til slutt

Loggfør avvik, eier og løsning. Produksjonsstart bør kreve dokumentert godkjenning, ikke bare at importen fullførte uten teknisk feil.

Oppbevaring etter byttet

Altinn oppgir som hovedregel fem års oppbevaring for primærdokumentasjon og 3,5 år for sekundærdokumentasjon, med særregler for enkelte bransjer og transaksjoner. Elektronisk tilgjengelighet har egne krav. Bedriften er fortsatt ansvarlig selv om en leverandør oppbevarer materialet.

Få faglig hjelp når historikken er ufullstendig, avstemminger ikke stemmer, eller virksomheten omfattes av særregler.

Kildegrunnlag og avgrensning

Guiden er gjennomgått 26. august 2026 mot Skatteetatens SAF-T-veiledning og Altinns «Oppbevaring av regnskapsmateriale», sist oppdatert 17. mars 2026. Kontroller oppdaterte regler hos myndighetene før gammel tilgang avsluttes.

Hvis ReAI vurderes som målsystem, se ReAI og få importomfang, ansvar og kontrollpunkter bekreftet skriftlig.