Test regnskapsprogrammet med delbetaling og kreditnota

En faktura som blir betalt helt og til riktig tid sier lite om hvordan et regnskapsprogram fungerer når noe går galt. Be heller om å se en kunde som delbetaler, får en kreditnota og betaler resten senere. Da får du testet oppfølging, sporbarhet og samarbeid i én sammenhengende arbeidsflyt.

Denne testen passer særlig hvis du sammenligner systemer for en bedrift med mange kundefakturaer. Kombiner den med kravene til årsoppgjør og oppgavene du faktisk gjør gjennom året. Et godt skjermbilde er mindre verdt enn en arbeidsflyt du kan gjennomføre selv.

Bruk samme eksempel i hver demonstrasjon

Lag en fiktiv faktura på 12 000 kroner. Registrer først en betaling på 5 000 kroner. Deretter skal kunden krediteres 2 000 kroner. Til slutt betales de resterende 5 000 kronene. Eksemplet tester oppfølging av en samlet fordring; beløpene er ikke en instruksjon om avgiftsbehandling eller bokføring.

Be leverandøren vise hva som skjer når banken sender en betaling uten tydelig referanse. Blir den stående til avklaring, eller må brukeren finne den et annet sted? Undersøk også hvordan en feil kobling reverseres uten at sporene forsvinner.

Tell handlingene som gjentas

Noter antall manuelle søk, eksportfiler og avklaringer underveis. Spør hvem som får beskjed dersom betalingen ikke lar seg plassere, og om regnskapsføreren ser samme status som den som følger opp kunden. En funksjon som finnes, men krever en egen kontroll utenfor systemet, kan bli dyr ved høyt volum.

Vurder også tilgangene. Den som sender en påminnelse trenger ikke nødvendigvis adgang til å endre regnskapet. Be om å se oppgaven med den brukerrollen som skal gjøre arbeidet, ikke bare med administratorens tilgang.

Gjør resultatet til et valgkriterium

Skriv ned hva som fungerte uten hjelp, hva som krevde støtte og hvilke spørsmål som står åpne. Be om skriftlig avklaring av funksjoner som ikke ble demonstrert. En presentasjon av planlagt utvikling er ikke det samme som en tilgjengelig løsning.

Hvis du vurderer ReAI, bruk den samme testen der. Du får et bedre sammenligningsgrunnlag når både ReAI og andre alternativer vurderes mot de samme kundehendelsene. Velg deretter ut fra arbeidsflyt, støttebehov og samlet kostnad, ikke bare pris per måned.