Bytte regnskapssystem midt i året

Når bør du bytte nå, og når bør du vente?

Bytt når dagens løsning har dokumenterte begrensninger, den nye er testet og dere har kapasitet til avstemming. Vent hvis byttet sammenfaller med en kritisk frist, nøkkelpersonen er borte eller kildetallene ikke stemmer.

Det kan være bedre å bruke noen uker på å rydde reskontro enn å flytte gamle feil til et nytt produkt. Skill kostnaden ved å vente fra frustrasjonen over systemet. Bruk beslutningsguiden for systembytte hvis årsaken er uklar.

Eksempel: gammelt system til juni, nytt fra juli

Tenk deg en bedrift som velger 30. juni som skjæringsdato. Dette er et planleggingseksempel, ikke en bestemt anbefaling om dato eller rapporteringsperiode.

Skriv ned hvem som behandler sene bilag og endringer i en allerede overført periode. Gjør dere en korreksjon i gammelt system, må noen vurdere konsekvensen for åpningsdata og rapporteringen i det nye.

Velg hva som skal inn i det nye systemet

En vanlig beslutning er om dere trenger transaksjonshistorikk for hele året i nytt system, eller om dere starter med saldoer og åpne poster og beholder tidligere perioder i et eget arkiv. Det finnes også kombinasjoner. Importstøtte og rapporteringsbehov avgjør hva som er praktisk.

Unngå dobbel innlegging av samme grunnlag. Hvis dere både importerer historiske transaksjoner og legger inn saldoer som allerede omfatter dem, kan beløp dobles. Be om en konkret forklaring på importmetoden, og kontroller rapporter før dere bokfører videre.

Avklar hvordan resultat hittil i år, sammenligningstall og nødvendige spesifikasjoner blir tilgjengelige. En rapport som bare viser juli og fremover, skal ikke forveksles med en full årsrapport.

Åpne poster er mer enn en sum

En kunde faktureres 10 000 kroner i juni og betaler 6 000 før byttet. Resten på 4 000 betales i juli. I nytt system må betalingen kunne knyttes til den åpne posten. Hele salget skal ikke opprettes en gang til bare for å få noe å matche mot.

Kontroller kundenummer, opprinnelig fakturanummer, restbeløp, valuta, forfall og referanse. Ta med kreditnotaer og omtvistede krav i testen. Les akseptansetesten for åpne poster før dere godkjenner importen.

Avklar MVA, lønn og bank hver for seg

Et regnskapsbytte betyr ikke at alle delprosesser må flyttes samme dag. Men ansvar og dataflyt må være tydelige.

• MVA: Avtal hvilket grunnlag som brukes for hver rapporteringsperiode, også hvis perioden berører begge systemene. Kontroller koder og korreksjoner.
• Lønn: Sikre sammenhengende grunnlag og avstemming. Avklar hvem som håndterer kjøringer, rapportering og rettelser fra tidligere måneder.
• Bank: Dokumenter siste innleste transaksjon, utestående betalingsoppdrag og første import i nytt system. Ikke aktiver to automatiske betalingsløp uten kontroll.
• Integrasjoner: Undersøk om en kobling henter gamle hendelser ved oppstart. Test dette før en stor import slippes gjennom.

Hva må være klart for å starte?

Ansvarlig for regnskapet bør kunne godkjenne både kildesaldoen og resultatet etter import. Kritiske arbeidsflyter må bestå testen, og arkivet må kunne brukes uten at noen kjenner det gamle systemet utenat.

Utsett oppstarten hvis dere ikke kan forklare et avvik. En kontrollert utsettelse med fortsatt drift i gammelt system er enklere å håndtere enn uklare produksjonsdata i to systemer.

Bruk sjekklisten for systembytte. Hvis ReAI er målsystemet, avklar importmetoden og behandlingen av inneværende regnskapsår før byttedatoen avtales.