Bytte fra Fiken: behold kontroll på fakturaer og saldoer

Start med grunnen til at du vil bytte

Et bytte kan være aktuelt fordi arbeidsflyten er tung, fordi du vil prøve mer automatisering eller fordi du ønsker et annet samarbeid med regnskapsfører. Beskriv den konkrete oppgaven du vil forbedre. Jeg vil bruke mindre tid på å finne ubetalte fakturaer er lettere å teste enn jeg vil ha et bedre program.

Hvis du fortsatt velger mellom systemer, begynn med ReAI vs. Fiken. Det er enklere å planlegge overgangen når du vet hva det nye oppsettet skal gjøre bedre.

Lag en oversikt før du bestiller selve flyttingen

Avklar hvilke eksportmuligheter og hvilken historisk tilgang som gjelder for ditt Fiken-oppsett før oppsigelse. Test at filene kan åpnes. En mappe med ukjente filer er ikke en ferdig kontrollert overlevering.

Eksempel: kunden betaler etter at du har byttet

En kunde skylder 10 000 kroner ved byttedatoen. Fakturaen er laget i Fiken. Kunden betaler 6 000 kroner etter at dere har startet i nytt system.

Det dere må bevare, er sammenhengen mellom fakturaen, betalingen og restbeløpet på 4 000 kroner. Avtal hvor den eldre fakturaen følges opp. Pass på at fakturabeløpet ikke registreres som et nytt salg bare fordi betalingen kommer inn etter byttet.

Bruk eksemplet som en prøve før oppstart: Kan dere finne originalfakturaen? Kan dere se den delvise betalingen? Vet den som følger opp kunden hvilket beløp som fortsatt er åpent? Be regnskapsføreren avklare føringen i den konkrete overgangen.

Bestem hvor arbeidet skal skje fra byttedatoen

Skriv én enkel ansvarsliste:

• Nye fakturaer: Hvilket system skal lage dem etter byttedatoen?
• Gamle fordringer: Hvor undersøker dere betalinger og sender eventuell oppfølging?
• Leverandørbetalinger: Hvem kontrollerer at planlagte betalinger ikke ligger i begge oppsett?
• Bank: Når flyttes eller endres koblingen, og hvem avstemmer perioden rundt byttet?
• Historikk: Hvem har tilgang, og hvordan finner dere igjen et eldre bilag?

Listen bør være forståelig for den som gjør jobben, ikke bare den som har bestilt flyttingen. La en kollega forklare tilbake hvor en bestemt oppgave skal utføres.

Hva bidrar SAF-T med?

ReAI oppgir at SAF-T-import og hjelp med systembytte er tilgjengelig. SAF-T er likevel ikke det samme som en full kopi av alle arbeidsrutiner, dokumenter og integrasjoner. Avtal innhold og kontroller for deres overgang i stedet for å anta at én import løser alt.

Les SAF-T ved systembytte for spørsmålene som bør avklares. Vurder også hvilken dokumentasjon dere må ha tilgjengelig etterpå, og hvordan den faktisk skal hentes frem.

Prøv ReAI med neste ukes arbeidsoppgaver

ReAI tilbyr 30 dagers gratis prøveperiode. Bruk den på en faktura, et kjøp, en bankhendelse og et avvik som ligner det du møter til vanlig. Du trenger ikke beslutte hele overgangen for å finne ut om oppgavene er lettere å gjøre.

I ReAI-profilen finner du prisnivåene og flere testforslag. ReAI beskriver løsningen og flyttehjelpen.

Før dere setter sluttstrek

Kontroller at dere har åpnet eksportfilene, sammenlignet de avtalte saldoene og avklart de åpne postene. Gjennomfør en vanlig arbeidsoppgave i det nye systemet uten hjelp. Hvis noe fortsatt er uklart, sett en ansvarlig og en frist før dere avslutter den gamle tilgangen.